Centre d'assistance

Découvrez comment utiliser EasyDrop et trouvez les réponses aux questions fréquemment posées.

Comment accéder à une Data Room ?

Pour accéder à une Data Room, soit vous allez dans le gestionnaire d’espace puis vous sélectionnez un espace et cliquez sur « accéder à la Data Room« ,

soit vous ouvrez le menu général (click en haut gauche de l’écran) puis vous cliquez sur la Data Room voulu dans la liste des espaces qui apparaissent à droite de la fenêtre du menu général.

Comment créer une Data Room ?

Pour créer une Data Room, ouvrez le menu principal en déplaçant votre curseur de souris en haut à gauche de l’écran puis cliquez sur « gestion des Data Room » puis « ajouter une Data Room« .

Nommez ensuite votre Data Room, cliquez ou non sur espace public pour le rendre accessible au public, choisissez un fond d’écran, puis cochez sur les utilisateurs que vous souhaitez affecter à l’espace.

Enfin, validez.

Comment modifier une Data Room ?

Pour modifier une Data Room existant, allez dans le « gestionnaire de Data Room » puis vous cliquez sur l’ouverture du menu de l’espace se situant en haut à droite de l’espace (il apparaitra au passage de votre souris) et sélectionnez « modifier« .

Vous pouvez aussi modifier l’espace dans lequel vous vous trouvez en ouvrant le menu général (clic en haut à gauche de l’écran) et en cliquant sur l’icône en forme de clé à molette à côté du nom de l’espace.

Comment affecter un utilisateur à une Data Room ?

Vous pouvez rattacher un utilisateur à une Data Room de deux façons :

– La première consiste à aller dans le menu du compte utilisateur qui se trouve dans le gestionnaire d’utilisateurs et cocher l’espace ou les espaces dans lesquels l’utilisateur aura le droit d’accéder.

– La seconde consiste à accéder à une Data Room dans le gestionnaire d’espace et de cocher un ou plusieurs utilisateurs qui auront accès à cette Data Room.

Comment accéder au gestionnaire de Data Room ?

Le gestionnaire de Data Room vous permet de créer des espaces, de les modifier, d’accéder à leurs contenus et de contrôler les utilisateurs qui y sont affectés ainsi que leurs droits sur ces espaces.

Pour accéder au gestionnaire d’espace, ouvrez le menu général en déplaçant votre curseur de souris en haut à gauche de l’écran pour faire apparaitre le menu puis sélectionnez « gestion des espaces. »

Qu'est-ce qu'un espace public ?

Vous pouvez rendre un espace d’easydrop public en cochant « espace public » dans le menu de configuration de l’espace.

Cet espace sera rendu public et toute personne pourra y accéder, qu’il soit utilisateur enregistré ou non.

Le nom de l’espace public sera affiché sur la fenêtre de connexion à EasyDrop.

La personne public (l’invité) ne pourra consulter que les documents qui seront partagés aux invités

La gestion des utilisateurs

Chaque personne utilisant easydrop est considéré comme un utilisateur et doit avoir un compte utilisateur.

La création de ces comptes et leurs gestions se fait dans le gestionnaire des utilisateurs.

Pour accéder au gestionnaire des utilisateurs, déplacez votre souris en haut à gauche de l’écran easydrop pour ouvrir le menu général puis sélectionnez « gestion des utilisateurs« .

Comment ajouter un compte utilisateur ?

Pour ajouter un compte utilisateur, deux solutions :

– Soit cliquez directement sur « Ajouter un compte utilisateur » que vous trouverez dans le menu de gauche des modules « Fichiers » et « Publier » ;

– Soit directement dans le menu de gauche du Gestionnaire des utilisateurs.

Puis-je importer/exporter des utilisateurs ?

Vous avez la possibilité d’importer vos listes de contacts qui se trouvent sur vos outils de messagerie et les convertir directement en utilisateurs.

Pour cela vous devez tout d’abord extraire un fichier .CSV de votre outil de messagerie qui contiendra tous vos contacts. (voir les modalités d’extraction de ce fichier auprès de votre fournisseur d’outil de messagerie).

Les messageries prises en compte : GMAIL ; OUTLOOK ; THUNDERBIRD ; HOTMAIL.

Easydrop est également compatible avec les annuaires LDAP.

Une fois ce fichier extrait sur votre disque dur, allez dans le gestionnaire d’utilisateurs puis cliquez sur « import/export d’utilisateurs » puis sélectionnez « import » et ensuite le format du fichier .CSV qui vous correspond puis validez.

Sélectionnez le fichier sur votre disque dur puis validez.

L’export des utilisateurs d’Easydrop vers votre outil de messagerie fonctionne de la même façon : cliquez sur « import/export d’utilisateurs » puis choisissez « export » ; ensuite choisissez vers quel outil de messagerie vous souhaitez exporter vos contacts puis validez.

Comment envoyer des identifiants ?

Les identifiants de l’utilisateur peuvent être envoyés directement à la création du compte utilisateur en cliquant sur « envoyer un e-mail de notification de création @ » dans la fiche de création du compte.

Ils peuvent être également envoyés ou ré-envoyés en allant dans le gestionnaire des utilisateurs et en sélectionnant dans le menu de gauche « envoyés des identifiants« .